Vergeet de jaarlijkse verplichting van het UBO-register niet!
Wat houdt het UBO-register precies in?
UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, ofwel de uiteindelijke begunstigde van een organisatie. Het gaat om de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks de controle uitoefenen over een vennootschap, vzw, stichting of andere juridische entiteit. Dat kan via aandelenbezit, stemrechten of een specifieke bestuursfunctie.
Via het UBO-register verzamelt de FOD Financiën informatie over wie er daadwerkelijk “achter” een organisatie zit. Die databank maakt transparant wie de touwtjes in handen heeft en hoe de eigendomsstructuur in elkaar zit.
Dit register - ingevoerd in 2028 - is geen vrijblijvende administratieve oefening. Doelstelling is om financiële fraude, witwaspraktijken en schimmige constructies tegen te gaan. Transparantie over eigenaarschap is daarbij essentieel. Beschik je over een Belgische juridische entiteit? Dan ben je verplicht om je UBO’s correct te registreren én die informatie up-to-date te houden.
Ook zonder wijzigingen moet je bevestigen
Een hardnekkige misvatting is dat je enkel iets moet ondernemen wanneer er iets verandert in je aandeelhoudersstructuur of bestuur. Dat is niet correct.
Zelfs wanneer er het voorbije jaar geen enkele wijziging is geweest, moet je expliciet bevestigen dat de geregistreerde gegevens nog steeds juist en volledig zijn. Die jaarlijkse bevestiging is een aparte wettelijke verplichting.
Wie dit nalaat, riskeert administratieve geldboetes die kunnen oplopen van 250 euro tot 50.000 euro. Geen detail dus om licht over te gaan, zeker niet voor kmo’s die hun compliance graag op orde hebben.
Wanneer moet je in actie schieten?
De deadline voor je volgende bevestiging hangt samen met de datum van je vorige validatie. Bevestigde je bijvoorbeeld op 15 maart 2025, dan moet de daaropvolgende bevestiging uiterlijk op 15 maart 2026 gebeuren.
Je vindt die datum eenvoudig terug via MyMinfin. Na aanmelding surf je naar je UBO-registratiedossiers en raadpleeg je de fiche van je onderneming. Daar zie je per entiteit wanneer de volgende bevestiging uiterlijk moet plaatsvinden.
Werk je met meerdere vennootschappen of mandaten, dan controleer je dit best voor elke entiteit afzonderlijk. Een gemiste datum kan immers al snel tot een onaangename verrassing leiden.
Hoe verloopt de bevestiging concreet?
De procedure verloopt volledig digitaal. Je meldt je aan via MyMinfin met eID, itsme of een andere erkende toegangsmethode. Vervolgens selecteer je de juiste entiteit, open je de UBO-fiche en controleer je alle geregistreerde gegevens grondig.
Zijn de gegevens nog correct? Dan klik je onderaan op “jaarlijkse bevestiging”. Na afloop download of bewaar je het bevestigingsdocument. Het is aangewezen om dit ook te bezorgen aan je accountant, zodat je dossier volledig blijft.
Maak je gebruik van een digitaal effectenregister zoals eStox? In sommige gevallen wordt de UBO-bevestiging automatisch verwerkt via dat systeem. Toch is het verstandig om dit expliciet af te stemmen met je accountant of dossierbeheerder. Automatisering ontslaat je niet van je verantwoordelijkheid.
Kleine moeite, grote gemoedsrust
De jaarlijkse UBO-bevestiging vraagt weinig tijd, maar voorkomt potentieel stevige sancties. Door tijdig te controleren wanneer je volgende bevestiging verschuldigd is en de procedure correct te doorlopen, vermijd je onnodige boetes en blijf je administratief in regel.
Twijfel je over de juiste registratie of heb je vragen over je specifieke situatie? Stem dan zeker af met je accountant. Zo houd je jouw onderneming niet alleen financieel, maar ook juridisch stevig op koers.